投資系大学職員のコウジ(enjoy_dslife)と申します。
大学職員を目指すに当たって、新卒・中途を問わず、まず最初に突破しなければならないのが書類審査です。
正直なところ、民間企業を受ける場合と基本的な部分でそう大きな違いはないのですが、大学を受けるに当たって望ましいとされる書き方、内容があるのは事実です！
今回は現役大学職員かつ採用担当経験者の視点から、書類審査の書き方やコツを項目別にまとめます。
まずは履歴書編の前編です！
【その他の対策については、こちら！】
■大学職員の書類審査対策シリーズ
大学職員の書類審査対策【履歴書編１】 →本記事
大学職員の書類審査対策【履歴書編２】
大学職員の書類審査対策【職務経歴書編】
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大学職員の筆記試験対策【基礎編】
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■大学職員の面接対策シリーズ
大学職員の面接対策【基礎編】
大学職員の面接対策【質問集】
大学職員の面接対策【集団面接・グループディスカッション編】
大学職員の面接対策【ウェブ面接編】
■学歴
まず、履歴書で必ず記載するのが学歴です。
これは正直どうしようもありませんね 笑
正直に記載するしかありません。
当然ながら高学歴が有利になるのは間違いないですが、低学歴でも有利に働く可能性があるのが大学職員のいいところです。前向きに捉えましょう！
なお、こんな些細な項目でも気をつけるべきポイントはあります。
・浪人、留年について
入学、卒業年度を記載することで、浪人、留年していたことが発覚します。
それ自体が極端に不利に働くことはあまりないと思われますが、面接でそのことについて突っ込まれることは多々あります。(特に年数が多ければ多いほど！)
理由はそれぞれ異なると思いますが、面接を想定して、自然な理由を考えておきましょう。
例えば、浪人の理由として正直に”どこも受からなかった”と言うか、嘘でも”○○をどうしても学びたく、第一志望のA大学を目指したため”と言うかで、印象は大きく異なります。
後者は嘘くさくても、前向きな印象を与えることができますね。
こういった細かい配慮が重要です。
・書き方のルールに注意する
普通は、新卒の場合”中学卒業から”、中途の場合、”高校入学から”記載することが多いですが、大学によって、どこから学歴を書くのか指定される場合があります。
他に提出した履歴書をそのまま転記しているとそのルールを見落として誤った書き方をしてしまうことがあるので、注意してください。
まぁ、万が一間違っても大したマイナスにはならないと思いますが、他の応募者と比べて見た際などに印象を悪くする可能性があります。
細かい点に気をつけて欲しいと言うことで、念のため。
あと、どんな些細な経験であっても、留学は評価される可能性が高いです！
グローバル化が課題の日本において、ここは重要ですので、もし該当する経歴があれば、絶対に記載しましょう。
■職歴
新卒の場合、ここは空欄(なし)になることが多いと思いますが、中途採用で最も重要になるのが、この職歴です。
詳細は職務経歴書等で書くことになりますが、履歴書でも概要は書くことが多いです。
基本的には、入社、配属、異動を時系列で記載しますが、その際のポイントは以下の通りです。
・具体的に書く
転職が多い方はスペース的に難しいこともあると思われますが、なるべく部署等まで具体的に書くのが鉄則です。
大学の人事は、今でこそ中途採用者も多いですが、当然ながら、業界全てを知っているわけではありません。
ですので、可能な限り、どんな業務を行ってきたのかがわかるように書く必要があるのです。
これは、特に大企業の場合に顕著ですね。
自身の経歴に自信がある方は特に雑に書く人が多い印象です。(よほど企業名に自信があるのか？？？)
例えば、ソフトバンク→NTTドコモ→KDDIという流れで転職していた方がいたとします。大企業を渡り歩き、きっとすごい人材(良くも悪くも・・・)だと予想できます。
しかし、営業畑だったのか、SEだったのか、はたまた管理部門だったのかでその人材の見方が大きく変わりますよね？
このように、同じ経歴でも書き方によって、見え方が変わってきます。
次のポイントに繋がるのですが、相手に見せたい形で記載するのが重要です。
・アピールポイントに繋がる経歴を書く
経歴が多い方は特にそうですが、具体的にといっても、履歴書の狭いスペースにどこまで書けばいいのか悩む方も多いと思います。
そう思ったら、一度全てを書き出した上で、ぜひ”自身のアピールに繋がるか”という視点で取捨選択してみてください。
例えば、大学の事務系総合職の募集で、コミュニケーション力が求められているとのことなので、営業職の経歴をアピールしようと思ったケース。
この場合、当然ながら営業に関わる経歴を列挙します。
実際は研修を兼ねて、IT部門の業務を行っていたとしても、営業に関わる経歴を記載するスペースがなくなるくらいなら、思い切って省略するのもありですね。
ただし、それぞれの経歴の始点終点を記載する場合は、矛盾が生じないように気をつけなければなりません。(書かないのは自由ですが、嘘は絶対に避けましょう)
なお、確かに履歴書とは自身の経歴について事実を記載するものです。
また、詳しくは職務経歴書で書くから大丈夫と言う方もいるでしょう。
しかし、本当に事実だけを淡々と書き、魅力が伝わらなかったとすれば、そもそもそれ以降の経歴書を読んでもらえない可能性もありますよ！
どんな些細な項目でもアピールする気持ちを忘れないことが重要です。
■資格・免許
専門職(保健師、施設系)の採用を除き、絶対条件ではないケースも多いのですが、非常にわかりやすく優遇されるのが資格です。
募集要項の求められる人材や条件欄に記載されていることが多いので、該当するものがあれば、忘れずに記載しましょう。
また、明確に記載がなくても、関連がありそうなら書いておくことをお勧めします。
私が就職活動をしていた頃、民間企業では資格の有無なんてほとんど見ていなかった気がします(今も変わってないのですかね？)
しかし、大学ではそれなりに重要度が高まっている気がしていますね。やはりわかりやすいからでしょうか。
ちなみに、近年、特に求められるのは以下の資格です。
・英語系資格(TOEIC等)
現在の大学業界においてぶっちぎりで優遇されるのは、英語系資格です。
新卒・中途問わず、絶対的な存在だと思っています。
グローバル化が必須の大学において、語学力はますます重要度が高まっています。
それに伴い、当然ながら、採用の時点で語学力の高い人が欲しいと思う傾向はより一層強まるわけです。
おそらく、最も優遇されるのは、留学経験と外国での業務・外国相手の業務経験ですが、これらは今から急にできることでもないですよね？
そこで、手軽かつ語学力がある(実力とイコールではないですが)と明確に示すことができるのが資格というわけです。
おそらく英検でもTOEFLでもなんでもいいとは思いますが、一般人が対策をしやすく、成果が出やすいのは経験上、TOEICだと思います。
スコアが明確に指定されているケースだと概ね700点以上が求められていますので、まずはそれ以上を目指しましょう。(流石に低すぎると、マイナス評価かもしれません・・・)
なお、今後は中国語の資格なんかも評価される時代がくるかもしれませんね。
語学系の資格は必ずしも業務に直結しないため、残念ながら持っていれば採用されると言う類の資格ではありません。しかし、そもそも応募するにあたっての”裏必須条件”になりつつあるのが語学系の能力ですね。
・IT系資格
大学では、事務組織はもちろん、教育研究で大規模なシステム、ネットワークを有していることから、ほぼ間違いなくIT部門があります。
組織的に教員と職員どちらが中心になっているかなど、体制は大学により異なりますが、大学において、ITに長けた人材が常に必要であるのは間違いありません。
また、大学職員を目指す方は特別ITを専門とする人ばかりではないため、新卒採用の職員をIT部門の中心にすることは少なく、IT部門はどうしても中途採用の割合が高くなりがちです。
実際、求人を見ていても、ITの専門職として採用したり、総合職として異動の可能性はあるものの、求める人材にIT関連のスキルが明記されていることも多々あるのです。
もちろん、募集している業務にもよりますが、中途採用の方は特に、意外なほどIT系の資格が生きるケースがあると思います。
まぁ、SEなどの方であれば、より専門的な資格が必要になると思いますが、IT部門以外の職員でも基本的なITスキルは聞かれるケースが多いですし、学んでおいて損はないですね。
なお、新卒採用の場合、その資格が採用に直結すると言うことはあまりないと思います。
しかし、事務職であれば、日常的にPCを使いますし、履歴書の項目としてITスキルを聞かれることは多々あります。ITパスポートとかMOSとか簡単な資格だけでも印象は変わると思いますね。
・キャリア系資格(キャリアコンサルタント等)
少々マニアックな気もしますが、近年、大学職員として求められることが多いと思われる資格がこちらです。
大学の中心はもちろん、教育研究ですが、裏でそれと並んで重要とされているのが、就職支援です。就職状況の良し悪しで大学の評判、志願者数が左右されるという事態も発生しているようですね。
そのため、多くの大学では、就職支援部門の強化を図っており、そこには、民間企業でも採用活動経験者や各業界に精通した人材を中途採用で取り込んでいます。
色々な大学に聞きますが、中途採用者の最初の配属として、就職支援部門はかなり多いらしいです。
ITと同じく、こちらも募集している職種によるのですが、キャリア支援系の募集だったとすれば、これらの資格を持っているだけでも、かなりのリードができると思います。
取得するまでにそこそこ労力がかかるとのことでしたので、判断が難しいですが、採用に直結すると言う点で言えば、かなり有力な資格だと思っています。
ちなみに、新卒採用だとあまり役立たないかもしれません・・・・
(就労経験のない新卒者がキャリアを語ると言うのも不自然なので)
・施設管理系資格(建築関連、エネルギー管理)
IT系の部署と同じく、大学には施設管理系の部署も必ず存在しています。
大学という広大な施設を安全に使うためには適切な管理を行う必要がありますし、資産管理という観点でも極めて重要ですね。
そうなると求められるのは施設管理系の知識です。
また、法的に資格所有者がいないといけない分野でもありますので、技術系の採用でしたらかなりの確率で資格の有無が応募条件になってきます。
つまり、資格が採用に直結するわけです。
大学では、毎年どころか、常にと言ってもよいくらい施設の改修等を行っており、施設がある限りその重要度は将来的にも変わりません。(キャンパスのないサイバー大学等が普及すれば別ですが 笑)
どの大学も定期的に技術系採用を行っていますし、事務系総合職の場合でも即戦力として歓迎されますので、大学等でこの分野を学んでいたり、仕事等で資格を取得している方などは是非アピールすべきだと思います。
なお、こちらも新卒採用の場合は、それほど有効ではないかもしれません。
(新卒の場合、配属を絞っての採用はあまりしないため)
・人事、財務系資格(社労士、簿記等)
小規模校を中心として根強い人気なのが、これらの資格です。
どんな大学でも必ずあり、組織運営の中心になっているのが、管理系部署です。
中途でも新卒でも配属されやすい部署ではありますが、ベテランと新任者で実力差が出やすい部署でもありますよね。
そのため、教育に時間・コストをかけられない、かけたくない大学ほどこれらの部署では即戦力採用をしたがります。
よって、これらの部署で業務を行う上で、基礎となる知識(人事の知識、会計の知識)等を資格により事前に示せれば、採用後もスムーズに業務を行ってもらえそうだと期待されるようになるわけです。
これまで挙げた資格のように、採用に直結するような資格ではありませんが、最後の最後で皆さんの採用をアシストする可能性を秘めていると思います。
以上、大学職員において役立ちそうな資格を挙げました。
これ以外でも、自己PRや求められる人材に関連するものは是非記載したほうがいいと思いますし、上記であっても、募集要項と関連性がなければ、無駄になります。
資格を単なる自慢にするのではなく、アピールに繋がるものを端的に書くと言うスタイルでいきましょう。
余談ですが、地方の大学を中心に普通免許必須の募集が散見されます。 笑
大都市であればまず問題はないと思いますが、念のためご注意ください。
■大学職員採用の履歴書作成：基本は絶対にはずさないこと
ここまでは大学職員の視点から、書類審査の各項目別ポイントをまとめましたが、このほかにも履歴書等の書き方について基本的なポイントは多数あります。
・誤字脱字なく、読みやすい字で丁寧に書く(意外と重要です)
・書き方に指定がある場合は従う など
基本中の基本で言えば、誤字脱字なく丁寧に書くという点ですね。
賛否両論あると思いますが、大学職員の採用では未だに履歴書を手書きで書かされると思います。
そうなりますと、字の綺麗さというのがまずは最初の印象に繋がってくるわけです。
採用する側に立ってみると、いかに汚い字で投げやりに書いた履歴書を読みたくないかがわかると思いますよ 笑
見た目と中身問題と同じく、内容で勝負！と言っても、一目で悪く判断されては叶わないですよね。
まずは丁寧に、誤字脱字なく書くということを大前提として意識してほしいと思います。
ぜひ最後に見直しをして、つまらない部分で印象を悪くしないようにしてください。
もちろん書類審査の評価対象はその内容です。
しかし、書類の見栄えも極めて重要です！
有名企業では、エントリーシートは1枚につき数秒から数十秒しか見られないという話がありますが、特に大手の大学も同様の状況になりつつあります。
まぁ、時間的な制約もありますし、当然と言えば当然ですね。
つまり、パッと見で瞬間的に内容がわかるぐらいの見栄えが理想です。
是非、内容だけでなく、書き方にもこだわったほうが良いと思います。
今やインターネットでほとんどの情報が得られる時代ですが、本当の基本って意外と書籍(といいつつ、電子書籍もありですね)のほうが充実しているんですよね。
個人的には、基本は書籍で学び、最新の情報をネットで得るのが最強だと思っています。
(就職に限らず、勉強法もそうですね！)
是非自分に合っている(読んでいて、実際に書類を書きやすそうだと思える)ものを選び、その内容を真似ながら書いてみることをおすすめします。
大半の人はネットの情報も基にして何となく書いていますので、他の応募者に差をつけることができます。
素晴らしく書類の見栄えがよくなりますよ！
・基本を学ぶならおすすめ！
・実例満載！真似するだけで書ける！
■裏技！無料で個別指導を受けよう！
ここまで読んで頂き、各書類・項目の書き方やポイントは少しずつ理解できたと思います。
しかし、実際に書いてみて、本当にこれでいいのかと不安になることも多いでしょう。
そこで皆さんにおすすめなのは、ずばり「その道のプロに相談をする」ことですね。
今は大変便利な時代でして、なんと無料で応募書類や面接に関して個別指導を受けることができるのです。
・・・・これ、転職エージェントじゃん！って思いましたか？
そうです。なんと転職エージェントでは、無料で個別指導が受けられるのです。
意外と知らない方が多いですが、転職エージェントは転職先を斡旋するだけじゃないんですよ～。
当たり前ですが、必ずしもすぐに転職先を斡旋してもらう必要はないですし、個別指導で学んだ方法は、大学職員採用のメインである公募型採用でも応用することが可能です。
その意味で、実は、転職エージェントって転職するか迷っているような「転職予備軍」の方こそ利用すべきなんですよね。
この記事で大学職員採用に特化した書類を作成して、最後の仕上げとして全般的な部分を転職のプロに添削してもらう。
正直、これに勝る必勝法はないと考えています。
(悔しいですが、最後の仕上げはプロに譲ります・・・ 笑)
ちなみに、私が言うのも何ですが、絶対に個別指導を受けた方がいいのは、「ネットの情報を鵜呑みにして書類を作成している方」ですね 笑
これは広く情報を届けるブログの限界ですが、書類の個別具体的な内容までは残念ながらすぐにはアドバイスできないんですよ・・・
なぜなら、皆さんがそれぞれやってきたこと、キャリアが異なりますので、その人によって、どんな内容を書けばいいのかが変わってくるからです。
よく「合格した職務経歴書」とか「そのまま使える履歴書」とかありますが、参考にはなるものの、あのまま使ったら、たぶん落ちますね 笑
特に志望動機なんて、人が考えたものを盗んでも、説得力のかけらもないです・・・
やはりどんな内容も、行動や経験に裏打ちされたことを書かなければならないのです。
その意味では、どんなに作りこまれた書類であっても、信頼できる第三者に見てもらうことは極めて有益でしょう。
なかなか転職において信頼できる人って見つからないと思いますし、ここは手っ取り早くプロに任せてみることをおすすめします。(上司や同僚に見てもらうとか、自殺行為・・・ 笑)
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